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Nebenkostenabrechnung / Betriebskostenabrechnung

Nebenkostenabrechnung Vermieter – diese Kosten können Sie auf den Mieter umlegen

Einmal im Jahr müssen Vermieter eine Betriebskostenabrechnung erstellen. Diese fasst alle angefallenen Nebenkosten zusammen. Zudem wird aufgrund der entstandenen Ausgaben berechnet, ob sich die Pauschale für umlagefähige Nebenkosten für den Mieter im nächsten Jahr erhöht.

Welche Nebenkosten können auf den Mieter umgelegt werden? Und wie berechnen Sie diese?

Was sind Nebenkosten?

Betriebskosten oder Nebenkosten sind Ausgaben, die beim Eigentümer einer Immobilie für den Erhalt des Grundstücks oder Gebäudes anfallen. Diese Kosten muss der Eigentümer zunächst selbst tragen. Im Mietvertrag können Sie vereinbaren, dass Ihr Mieter diese Betriebskosten erstattet, entweder durch eine Vorauszahlung oder eine Pauschale (Betriebskostenpauschale).

Was gehört zu den Nebenkosten?

Kosten, welche in die Betriebskostenabrechnung aufgenommen werden können, werden als umlagefähig bezeichnet - sie dürfen auf die Mieter umgelegt werden. Welche genau das sind, regelt der §2 der Betriebskostenverordnung. 

Dazu zählen unter anderem:

  • Grundsteuer
  • Abwassergebühren
  • Müllabfuhr und Straßenreinigung
  • Heizung
  • Warmwasser
  • Aufzug
  • Grünanlagenpflege
  • Gebäudereinigung
  • Schädlingsbekämpfung
  • Beleuchtung
  • Hausmeister
  • Haftpflicht- und Sachversicherung
  • Waschraum
  • Antenne, Kabelanschluss und Fernsehen
  • weitere Betriebskosten

Grundsteuer 

Die Grundsteuer ist eine öffentliche Last des Grundstücks und weil sie immer wieder anfällt, handelt es sich um eine laufende Gebühr. Sie ist umlagefähig.

Abwassergebühren 

Kosten, die für die Entwässerung des Grundstücks anfallen, können umgelegt werden. Viele Gemeinden teilen die Abwassergebühren nach Schmutz- und Niederschlagswasser auf. Hier zahlt der Vermieter die Kosten für das Schmutzwasser an die Gemeinde. Die Gebühr richtet sich danach, wie viel Frischwasser verbraucht wurde. 

Die Kosten für das Niederschlagswasser richten sich hingegen nach der Größe der auf dem Grundstück versiegelten Fläche (Gebäude, Rohre, asphaltierte Wege, Fundament). Die Abwassergebühren sind umlagefähig. Das Schmutzwasser wird verbrauchsabhängig berechnet.

Müllabfuhr und Straßenreinigung 

Gebühren dafür, dass der Müll von der Müllabfuhr mitgenommen wird und auch die Straße vorm Haus gesäubert wird, zählen zu den umlagefähigen Nebenkosten. Werden neue Mülltonnen gekauft, dann können diese Anschaffungskosten aber nicht mit einbezogen werden.

Heizung und Warmwasser 

Kosten für Warmwasser und Heizung werden bei Mietshäusern, die durch eine zentrale Heizung versorgt werden, verbrauchsabhängig kalkuliert. Bei jedem Mieter wird über Heizungs- bzw. Wasserzähler der individuelle Verbrauch gemessen und entsprechend in die Nebenkostenabrechnung mit aufgenommen.

Betriebskosten für den Aufzug 

Auch wenn Mieter im ersten Stock wohnen und den Aufzug deswegen vielleicht nicht nutzen, müssen sie die Betriebskosten des Aufzugs mit tragen. Es geht nur darum, ob der Aufzug vorhanden ist, nicht darum, ob der konkrete Mieter ihn verwendet.

Grünanlagenpflege 

Kosten für das Schneiden der Hecken, Rasenmähen, das Pflegen der Beete im Garten und sogar das Einsetzen neuer Pflanzen sind Betriebskosten. Schließlich verbessern die Grünanlagen den Wohnwert einer Immobilie.

Gebäudereinigung und Schädlingsbekämpfung 

In die Betriebskostenabrechnung dürfen Sie auch die Kosten für die Reinigung der Gemeinschaftsräume, Flure und das Treppenhaus mit aufnehmen. Müssen Ratten, Schaben oder andere Schädlinge bekämpft werden, können Sie die anfallenden Kosten ebenso umlegen.

Beleuchtung 

Stromkosten für die Lampen im Waschkeller, Flur und anderen gemeinsam genutzten Gebäudeteilen sowie der Außenbeleuchtung dürfen umgelegt werden. Das gilt auch für das Treppenhaus.

Kosten für den Hausmeister 

Größere Mietobjekte werden meist durch einen Hausmeister betreut. Der Hausmeister achtet darauf, dass die Hausordnung eingehalten wird und kontrolliert die Anlagen. Außerdem ist er für das Rausstellen der Mülltonnen für die Müllabfuhr zuständig. Die Kosten für den Hausmeister können zu den Nebenkosten gerechnet werden. 

Reparaturen, etwa der Austausch kaputter Leuchtmittel, sind aber nicht umlagefähig. Am besten schließen Sie mit dem Hausmeister zwei Verträge ab - einen über die umlagefähigen Kosten und einen für Kosten, die nicht zu den Betriebskosten gerechnet werden können.

Praxiswissen Tipp

Manchmal erhält der Hausmeister kein Gehalt oder Honorar, sondern darf für seine Dienste kostenlos in der Anlage wohnen. Hier legen Sie die Kosten der ansonsten anfallenden Miete auf die anderen Mieter um.

Haftpflicht- und Sachversicherung 

Einige Versicherungskosten können zur Betriebskostenabrechnung hinzugefügt werden. Glasversicherung, Gebäudeversicherung und Haftpflichtversicherungen für Grund- und Hausbesitzer, Aufzug und Öltank sind umlagefähig. 

Stammt der Strom für die Wohnung aus einer hauseigenen Solaranlage und wird diese durch eine Gebäudeversicherung umfasst, dann darf der Vermieter auch diese Versicherungsgebühren als Nebenkosten abrechnen.

Waschraum 

In Mehrfamilienhäusern oder großen Wohnanlagen gibt es häufig einen gesonderten Waschraum. Dieser wird gemeinschaftlich von den Mietern genutzt. Die Kosten für den Betrieb dieser Waschküche können auf die Mieter umgelegt werden.

Antenne, Kabelanschluss und Fernsehen 

Eine gemeinschaftlich genutzte Antennenanlage oder das Breitband-Internet können als Betriebskosten aufgeführt werden, wenn diese für alle Mieter bereitgestellt werden. Empfangseinrichtungen zählen ebenfalls dazu, auch wenn beispielsweise alle Mieter einen Kabelanschluss haben.

Weitere Betriebskosten 

Weitere laufende Kosten für die Wohnung werden als sonstige Betriebskosten bezeichnet. Um diese weiteren Kosten auf den Mieter umzulegen, müssen Sie diese aber im Mietvertrag festhalten und exakt benennen. Das können beispielsweise Kosten für die Dachrinnenreinigung oder Wartung der Rauchmelder sein.

Wie werden Mietnebenkosten berechnet?

Wie genau Sie die Nebenkosten auf den Mieter umlegen, sollten Sie ebenfalls im Mietvertrag festhalten.

Folgende Verteilerschlüssel werden üblicherweise verwendet: 

  • verbrauchsabhängig
  • nach Zahl der Personen in der Wohnung
  • nach Wohnfläche
  • nach Wohneinheit 

Wenn das nicht im Mietvertrag geregelt wird, dann werden die kalten Betriebskosten (keine Heizung) nach dem Anteil der Wohnfläche der Wohnungen kalkuliert.

Praxiswissen Tipp

Achten Sie darauf für alle Mieter eine einheitliche Regelung zu treffen. Alles andere macht die spätere Abrechnung nur unnötig kompliziert.

Die Nebenkosten einer Wohnung richtig abrechnen 

Als Vermieter müssen Sie in der Betreibskostenabrechnung die einzelnen Kostenpositionen genau aufführen, etwa die für Wasser und Abwasser, Beleuchtung oder Hausmeister entstandenen gesamten Kosten. Sie müssen dabei dem Mieter jedoch nur die Kosten transparent darstellen, die Sie auch auf Ihn umlegen können. 

Haben Sie beispielsweise mehrere Wohngebäude und für diese einen Hausmeister eingestellt, dann sollten Sie in der Betriebskostenabrechnung nur die Hausmeistergebühren angeben, die für das Gebäude entstanden sind, dessen Abrechnung Sie erstellen. Sie müssen keine Kopien der Rechnungen beilegen.  

Sie geben ebenso an, welchen Verteilerschlüssel Sie wählen. Sie können etwa schreiben, dass Sie die Kosten nach anteiliger Wohnfläche umlegen. Dazu geben Sie an, welchen Anteil der Kosten der Mieter jeweils für Müllabfuhr, Hausmeistergebühren und die Beleuchtung zahlen muss. 

Mit diesen Angaben kann der Mieter rechnerisch prüfen, ob die Abrechnung korrekt ist. Hat Ihr Mieter Vorauszahlungen geleistet (Betriebskostenvorauszahlung), dann müssen Sie diese berücksichtigen.

Praxiswissen Tipp

Um sich die Nebenkostenabrechnung als Vermieter etwas einfacher zu machen, können Sie auch eine Vorlage oder ein Muster verwenden.

Nebenkostenabrechnung Frist einhalten

Bis wann Sie die Nebenkostenabrechnung einhalten müssen, regelt § 566 Abs. 3 des BGB. Demnach haben Sie nach Ende des Abrechnungszeitraums ein Jahr Zeit, um eine Nebenkostenabrechnung für Ihren Mieter zu erstellen. Die Abrechnung für das Jahr 2018 muss demnach bis zum 31.12.2019 erstellt werden.

Wenn Sie diese Frist nicht einhalten, dann haben Sie keinen Anspruch mehr auf eventuell anfallende Nachzahlungen vom Mieter. Anders herum gilt das aber nicht: wenn Sie die Nebenkostenabrechnung verspätet erstellen, müssen Sie Ihrem Mieter eventuelle Guthaben dennoch auszahlen.

Nebenkostenabrechnung prüfen   

Ein Mieter hat das Recht, die Abrechnung der Betriebskosten zu prüfen. Wenn er dabei Fehler entdeckt, dann kann er innerhalb eines Jahres einen Widerspruch einlegen. Versäumt Ihr Mieter diese Frist, dann kann er keine Einwendungen mehr anbringen, außer er hat die Verspätung nicht zu verantworten.

Wann der Anspruch des Mieters verjährt 

Erstellen Sie keine Abrechnung, dann kann Ihr Mieter diese drei Jahre nachfordern. Wenn die Abrechnungsfrist für das Jahr 2018 also am 31.12.2019 endet, dann kann der Mieter bis zum 31.12.2022 das Nachreichen einer Betriebskostenabrechnung verlangen. Danach verjährt dieser Anspruch.

Nebenkostenabrechnung Vermieter – das Wichtigste im Überblick

An dieser Stelle nochmal das Wichtigste im Überblick:

  • regeln Sie im Mietvertrag, welche Betriebskosten Sie auf den Mieter umlegen – entweder nehmen Sie dafür Bezug §2 der Betriebskostenverordnung oder listen die anfallenden Kosten genau auf.
  • Schreiben Sie im Mietvertrag den Verteilerschlüssel fest
  • Klären Sie, in welcher Form – Pauschale oder Vorauszahlung – die Betriebskosten beglichen werden
  • konkretisieren Sie die “sonstigen Betriebskosten”, welche umlegbar sind, so genau wie möglich
  • achten Sie auf die Fristen, welche Sie zur Erstellung der Betriebskostenabrechnung einhalten müssen.